Как внедрить управленческий учет в компании: пошаговая инструкция с примерами

Когда бизнес только начинается, его владельцу хватает простейших таблиц или блокнота с записями. Но с ростом компании уже невозможно принимать грамотные решения без цифр и четкой аналитики. Выручка растет, расходы усложняются, и бизнесмену необходимо постоянно видеть реальную картину по своему бизнесу: достаточна ли прибыль, какие расходы слишком высоки, какие клиенты и товары приносят больше всего денег, а на чем компания теряет.

Эти проблемы решает правильно построенный управленческий учет. В этой статье разберем, почему так важен управленческий учет, какие показатели обязательно отслеживать и как его внедрить шаг за шагом.

Что такое управленческий учет и в чем его польза

Управленческий учет — это система сбора, анализа и предоставления финансовой информации для принятия обоснованных управленческих решений. С его помощью бизнес четко видит:

• сколько реально зарабатывает и куда уходят деньги;
• какие направления бизнеса и продукты выгодны, а какие лишь создают убытки;
• какие есть запасы, задолженности и кассовые разрывы.

Регулярный управленческий учет помогает своевременно выявлять проблемы, понимать причины их возникновения и быстрее принимать верные решения, вместо того чтобы действовать интуитивно.

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского

Бухгалтерский учет предназначен для государства и контролирующих органов: налоги, отчеты, регламенты. Его полагается вести по строгим правилам, кодам и стандартам.

Управленческий учет ориентирован исключительно на внутренние нужды бизнеса и владельцев компании. В нем нет обязательных стандартов или правил. Форматы и показатели управленческого учета индивидуальны: вы сами выбираете показатели, формы и отчеты, которые вам нужны для принятия решений.


Шаги внедрения управленческого учета в компании

Шаг 1. Определите цели внедрения учета

Прежде всего решите, для чего именно вы планируете начать или систематизировать управленческий учет. Возможные цели:

• видеть реальную прибыль компании или отдельных направлений;
• контролировать и снижать расходы;
• избежать кассовых разрывов и прогнозировать движение средств;
• видеть ситуацию с долгами клиентов, запасами, складом.

Чем понятнее цели, тем точнее получится составить список необходимых отчетов и цифр, которые понадобятся именно вам.

Шаг 2. Выберите показатели, которые будете отслеживать

Обычно бизнес рассматривает такие показатели:

• выручка по компании и направлениям;
• валовая и чистая прибыль;
• постоянные и переменные расходы;
• дебиторская и кредиторская задолженность;
• денежный поток (поступления, расходы, остатки);
• соотношение прибыли, расходов и доходов (рентабельность).

Можно добавить те показатели, которые важны именно вашему бизнесу: средний чек, конверсия продажи, обороты запасов или себестоимость продукта в разрезе товарных групп.

Шаг 3. Разработайте систему отчетов

Когда у вас есть список ключевых показателей, следует подобрать удобные и понятные форматы отчетов:

Основные типы управленческих отчетов:

• Отчет о прибылях и убытках (ОПУ, P&L), или отчет о доходах и расходах;
• Отчет о движении денежных средств (ОДДС, Cash Flow), чтобы видеть прогноз финансовых потоков;
• Балансовый отчет для понимания стоимости компании и активов/обязательств.

Создавайте отчеты в Google-таблицах, Excel, либо используйте специализированные интернет-сервисы, такие как ПланФакт, МойСклад и другие готовые решения.

Шаг 4. Назначьте ответственного за сбор и подготовку данных

Необходимо определить, кто в компании будет ежемесячно или еженедельно заполнять отчеты, контролировать корректность данных, готовить аналитику. Это может быть собственник самостоятельно, финансовый менеджер, помощник директора или внешний финансовый сотрудник на аутсорсе.

Если компания пока небольшая, начать можно своими силами и постепенно передавать эту задачу выделенному специалисту, когда это станет окупаться.

Шаг 5. Настройте регулярность и периодичность учета

Решите, как часто вы будете делать отчеты:

• общие финансовые отчеты (ОПУ, ОДДС) обычно делают раз в месяц;
• контроль поступлений и задолженностей — еженедельно или чаще;
• статус кассы и банк — ежедневно;
• складские запасы — не реже одного раза в месяц.

Периодичность отчетности должна соответствовать вашим целям и динамике бизнеса. Для быстрой реакции чаще лучше видеться с цифрами.

Шаг 6. Внедряйте инструменты автоматизации управленческого учета

Сначала отчеты удобно вести в Excel или Google Sheets. Когда объем информации и сложности растут, часто выгодно автоматизировать процессы. Можно выбрать специализированный софт: ПланФакт, МойСклад, 1С: УНФ и другие аналогичные решения для малого и среднего бизнеса.

Преимущество готового ПО: автоматическое формирование документов, интеграция с банками и сервисами, защита от ошибок ввода, экономия времени сотрудника.

Шаг 7. Анализируйте отчеты и принимайте решения

Отчеты не самоцель, а инструмент принятия верных решений. Каждую неделю или каждый месяц разбирайте отчеты, сравнивайте показатели с прошлым периодом. Старайтесь понять причины изменений и используйте выводы для корректировки своих стратегий и планов.


Частые ошибки при внедрении управленки

Вот несколько проблем, с которыми сталкиваются компании при внедрении учета:

• отсутствие единого подхода. Все сотрудники ведут отчетность, как хотят. Необходимо единообразие, иначе цифрам не доверяют;
• слишком сложные отчеты, которые никто не заполняет. Хороший отчет — это простой и понятный отчет;
• данные собираются нерегулярно. Если отчет формируется несвоевременно, данные теряют актуальность уже при формировании.

Выводы:

1. Без управленческого учета сложно развивать бизнес и принимать точные решения.
2. Начинать можно постепенно и с простых таблиц — главное регулярно и понятно.
3. Автоматизируйте, как только учет усложняется, для экономии времени и снижения человеческих ошибок.

Внедрив управленческий учет, вы получаете контроль над собственным компанией и начинаете управлять бизнесом осмысленно, на основе данных, а не интуиции.